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7月底8月初的北京，天氣炎熱，也正值暑期、來京游客高峰期。為了保證本次活動順利進行，在活動開始前，工作組不畏夏日酷暑，提前對本次活動中所涉及的酒店、餐廳、景點、參訪企業(yè)進行考察，對活動中涉及到的重要活動如開營儀式、聯(lián)歡會、座談會等進行全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，有序推進活動落實。

考慮到本次活動人群的特殊性及活動的重要意義，為保證活動順利執(zhí)行，新會展公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，投入公司各部精銳力量，反復(fù)預(yù)演行程安排，制定合理緊急預(yù)案，多次召開各方溝通總結(jié)會議，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，最終保證活動安全、有序開展。

由于100多個學(xué)生來自西藏不同地區(qū)，行程安排上需要學(xué)生們在拉薩集合后乘火車前往北京。距離遠，歷時長。為保證學(xué)生們順利抵達，工作組安排一名工作人員提前前往拉薩，組織召開說明會，告知學(xué)生有關(guān)北京的注意事項，隨后全程陪同孩子們乘火車抵達北京，返程亦是如此。

因北京與西藏的氣候差異較大，工作組擔心來京學(xué)生不適應(yīng)北京暑期高溫多雨悶熱的天氣，提前為學(xué)生們準備了風扇、雨衣等日用品及防暑藥品等，并時刻關(guān)注學(xué)生身體狀況。100名來自西藏各地區(qū)的孩子們在安全、愉快又附有教育意義的活動中結(jié)束了本次北京之行。