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在會議的前期準備階段，中旅會展工作組與酒店多次溝通確認具體細節(jié)，確保入住流程、簽到區(qū)域、發(fā)車區(qū)域、餐廳開餐時間等細節(jié)準確無誤。同時對每個酒店會場的平面圖尺寸、菜單、網(wǎng)絡(luò)、AV設(shè)備以及桌椅擺放形式等進行了詳細確認。由于涉及的供應(yīng)方較多，中旅會展特派專人仔細查看每一項合同條款，為客戶把好第一關(guān)。

參加本次大會的精英代表來自全國各地30個部門，針對不同目的地和不同部門，中旅會展與廣州招商機票供應(yīng)商充分考慮客戶需求，為每一個參會部門量身定制最優(yōu)性價比出行方案。與此同時，開通廣州招商“7*24” （7天*24小時）呼叫中心，高效對接客戶機票改簽，為活動的順利召開奠定了基礎(chǔ)，也為客戶留下了深刻的印象。

為了保障本次活動環(huán)節(jié)中戴爾室內(nèi)“千人戰(zhàn)鼓”吉尼斯挑戰(zhàn)能安全、順利執(zhí)行，中旅會展提前安排落實相關(guān)政策、積極準備政府報批材料，為客戶活動順利、平穩(wěn)、有序的舉辦竭盡所能提供保障，令客戶贊不絕口。

此次活動極具挑戰(zhàn)之處在于同時接送來自8家酒店3000位參會嘉賓至主會場，中旅會展會務(wù)組從前期安排車輛、中期班車時刻表整理，到活動現(xiàn)場準時有序接送嘉賓參會，整個過程有條不紊。會場沿途設(shè)置了統(tǒng)一形象指示牌，為客戶提供清晰簡明的指引，主會場活動當(dāng)天 70輛大巴車在20分鐘內(nèi)全部疏導(dǎo)完畢。

妥善安排用餐地點和時間，并為參會嘉賓準備了葷素兩種餐食，以保證不同用餐需求。在人流疏導(dǎo)方案和就餐區(qū)域規(guī)劃上充分準備、合理設(shè)計路線并用心把控時間，實現(xiàn)了千人用餐井井有條。

本次活動有8場以上的分會同時進行，每場分會人數(shù)在20至700人之間。面對客戶多樣化的需求和不斷變化的現(xiàn)場情況，會務(wù)組提前做好各項準備，合理進行人員分工，良好把控現(xiàn)場秩序，滿足客戶不同需求，確保所有分會順利實施，得到了客戶的一致肯定。